回函信的写作需要遵循规范性和针对性原则，以下是具体写作指南：

一、格式规范

信头

包含发信人姓名、地址、电话、传真、电子邮件等联系方式，需与来信信头保持一致。

日期

写在信头下方，格式为“年月日”（如2025年4月8日）。

收信人地址

填写来信人地址，确保与来信信头一致。

称呼

根据来信人身份选择：

- 个人：尊敬的先生/女士

- 公司：贵公司/贵组织

- 政府机关：XX局/XX部门。

二、内容结构

开头

- 表达感谢：如“贵函收悉，感谢来信”

- 明确主题：用简短语句概括回信核心内容

- 参考来信编号：提及来函日期、名称和编号。

正文

- 受文单位：

顶格书写

- 开头用语：如“经研究，现答复如下”

- 答复内容：

- 针对来函问题逐一回应，避免含糊

- 提供背景信息或解决方案

- 可附加建议或资源推荐

- 语言要求：

- 简洁明了，逻辑清晰

- 使用专业术语需注意准确性。

结尾

- 表达感谢：如“此复/特此函复”

- 祝福语：如“希望合作顺利”

- 联系方式：可附上电子邮箱或电话。

三、注意事项

针对性：

一事一函，避免混淆

专业性：

使用规范术语，避免口语化

格式校对：

检查语法、标点及格式错误

隐私保护：

不泄露敏感信息

四、示例模板

主题：关于合作项目的复函

正文：

贵公司来信询问合作细节，现答复如下：

一、合作方案已过初步审核，符合双方意向

二、预计项目周期为12个月，具体进度将定期报告

三、建议双方成立联合工作小组，确保沟通顺畅

通过规范格式和结构化内容，可提升回函的专业性和有效性，同时体现对来信人的尊重。