给老外发邮件时，语言和语气的选择需根据关系亲疏、邮件目的及文化差异进行调整。以下是具体建议：

一、邮件开头

正式称呼

- 优先使用"Dear Mr./Ms. [姓氏]"或"Dear Professor [姓氏]"（初次联系）。

- 若关系较熟，可用"Hi"或"Hello"。

自我与公司介绍

- 简洁说明姓名、职位及所属公司，例如："My name is [姓名], I am the [职位] at [公司名称]"。

表达目的与礼貌用语

- 开头即明邮件目的，如："I am writing to inquire about..."或"Please confirm..."。

- 添加感谢或道歉语句，例如："Thank you for your previous email"或"I apologize for any inconvenience"。

二、邮件正文

保持专业与简洁

- 避免冗长和复杂的句子结构，使用主动语态。

- 每段落聚焦一个主题，便于对方快速理解。

礼貌用语与措辞

- 使用"please"、"could you"、"thank you"等礼貌表达。

- 避免使用"weird"、"rude"等负面词汇。

文化差异注意事项

- 英语母语者偏好简洁明了，避免过度解释。

- 若涉及技术问题，使用专业术语但需确保对方理解。

三、邮件结尾

标准结束语

- 使用"Yours sincerely"或"Best regards"。

- 商务邮件可添加"Looking forward to your reply"增强期待感。

签名信息

- 包含姓名、职位、公司名称及联系方式。

四、其他注意事项

时差与效率：

考虑时差因素，避免过早发送邮件；若未及时回复，可礼貌询问进度。

格式规范：使用清晰标题、分段布局，确保邮件易读性。

避免常见错误：拼写和语法错误可能降低专业性，建议先校对再发送。

通过遵循以上建议，既能展现专业素养，又能有效促进跨文化沟通。